(Ban hành kèm theo Quyết định số 010601/QĐ-BMT-2024 ngày 01 tháng 06 năm 2024 của Công ty Cổ phần Tập đoàn Liên kết Việt Nam)
Điều 1. Mục đích
1. Quy tắc và Chính sách này quy định nguyên tắc, mục đích, phạm vi, phương thức thu thập, lưu trữ, sử dụng, chỉnh sửa, cập nhật, hủy bỏ, chia sẻ, tiết lộ, chuyển giao, bảo mật và bảo đảm an toàn, an ninh thông tin của người tiêu dùng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Liên kết Việt Nam.
2. Quy tắc và Chính sách này đồng thời xác lập cơ chế để người tiêu dùng lựa chọn việc cho phép hoặc không cho phép Công ty chia sẻ, tiết lộ, chuyển giao thông tin cho bên thứ ba; sử dụng thông tin để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và hoạt động có tính chất thương mại khác.
Điều 2. Phạm vi áp dụng
1. Áp dụng đối với việc Công ty thu thập, lưu trữ, sử dụng, chỉnh sửa, cập nhật, hủy bỏ, chia sẻ, tiết lộ, chuyển giao hoặc xử lý thông tin của người tiêu dùng khi người tiêu dùng đăng ký tài khoản, đăng ký Nhà phân phối, đăng ký Khách hàng thân thiết, mua hàng, sử dụng dịch vụ, tham gia chương trình của Công ty, phản ánh, yêu cầu, khiếu nại hoặc tương tác với Công ty.
2. Áp dụng đối với thông tin được xử lý thông qua website, ứng dụng/phần mềm, hệ thống quản lý mạng lưới, biểu mẫu giấy, hợp đồng, đơn đặt hàng, email, điện thoại, tin nhắn, mạng xã hội, điểm bán, địa điểm kinh doanh hoặc kênh hợp pháp khác của Công ty.
3. Áp dụng đối với toàn bộ phòng/ban, cán bộ, nhân viên, người lao động, cộng tác viên kỹ thuật, quản trị viên hệ thống, Nhà phân phối, bên thứ ba được thuê hoặc ủy quyền xử lý thông tin người tiêu dùng.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Thông tin của người tiêu dùng bao gồm thông tin cá nhân của người tiêu dùng; thông tin về quá trình mua, sử dụng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; thông tin tài khoản; thông tin giao dịch; thông tin phản ánh, yêu cầu, khiếu nại và thông tin khác liên quan đến giao dịch giữa người tiêu dùng và Công ty.
2. Thông tin cá nhân của người tiêu dùng là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự gắn liền với một người tiêu dùng cụ thể hoặc giúp xác định một người tiêu dùng cụ thể.
3. Xử lý thông tin là một hoặc nhiều hoạt động tác động tới thông tin người tiêu dùng, bao gồm thu thập, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy hoặc các hoạt động liên quan khác.
4. Bên thứ ba là tổ chức, cá nhân không thuộc Công ty nhưng được Công ty thuê, ủy quyền hoặc phối hợp để thực hiện một phần hoạt động xử lý thông tin người tiêu dùng, bao gồm: đơn vị phát triển/vận hành hệ thống, lưu trữ dữ liệu, giao hàng, thanh toán, chăm sóc khách hàng, kiểm toán, tư vấn pháp lý, tài chính hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Điều 4. Nguyên tắc bảo vệ thông tin người tiêu dùng
1. Thu thập và sử dụng thông tin đúng mục đích, đúng phạm vi đã thông báo, chỉ trong mức cần thiết cho hoạt động giao dịch, quản lý, chăm sóc khách hàng, giải quyết yêu cầu/khiếu nại, thực hiện nghĩa vụ pháp lý và các mục đích hợp pháp khác.
2. Thông báo rõ ràng, công khai, bằng hình thức phù hợp trước khi thu thập, sử dụng thông tin và thiết lập phương thức để người tiêu dùng lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Không mặc định người tiêu dùng đồng ý đối với việc sử dụng thông tin cho mục đích quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc chuyển giao thông tin cho bên thứ ba, trừ trường hợp pháp luật cho phép.
4. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin; ngăn ngừa hành vi đánh cắp, tiếp cận trái phép, sử dụng trái phép, chỉnh sửa, cập nhật, hủy bỏ trái phép thông tin của người tiêu dùng.
5. Bảo đảm quyền của người tiêu dùng trong việc kiểm tra, chỉnh sửa, cập nhật, hủy bỏ, chuyển giao hoặc yêu cầu ngừng chuyển giao thông tin của mình cho bên thứ ba theo quy định pháp luật.
6. Không mua bán, trao đổi, tiết lộ, sử dụng thông tin người tiêu dùng ngoài mục đích, phạm vi đã thông báo hoặc ngoài căn cứ pháp luật cho phép.
Điều 5. Pham vi thông tin được thu thập và sử dụng
1. Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch (nếu có).
2. Số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ, địa chỉ nhận hàng, địa chỉ cư trú hoặc địa chỉ khác do người tiêu dùng cung cấp.
3. Thông tin định danh do người tiêu dùng cung cấp theo quy định hoặc theo yêu cầu đăng ký/giao kết hợp đồng, bao gồm số căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương, ngày cấp, nơi cấp trong trường hợp cần thiết.
4. Thông tin tài khoản, mã số khách hàng, mã số Nhà phân phối, mã số Khách hàng thân thiết, thông tin tuyến/bảo trợ/chỉ định/cấp bậc/danh hiệu trong phạm vi cần thiết cho việc vận hành hệ thống bán hàng đa cấp và quản lý quyền lợi liên quan.
5. Thông tin đơn hàng, lịch sử mua hàng, sản phẩm đã mua, giá trị giao dịch, phương thức thanh toán, chứng từ thanh toán, hóa đơn, giao hàng, đổi trả, bảo hành, hoàn tiền.
6. Nội dung tư vấn, phản ánh, yêu cầu, khiếu nại, lịch sử liên hệ, hình ảnh/video/tài liệu chứng minh do người tiêu dùng cung cấp khi cần xử lý vụ việc.
7. Dữ liệu kỹ thuật phát sinh khi người tiêu dùng giao dịch trên website, ứng dụng hoặc hệ thống điện tử của Công ty như địa chỉ IP, thời điểm truy cập, thiết bị, trình duyệt, cookie hoặc dữ liệu tương tự theo chính sách công bố tại từng thời điểm.
Điều 6. Mục đích thu thập và sử dụng thông tin
1. Đăng ký, xác thực, quản lý tài khoản; đăng ký Nhà phân phối, Khách hàng thân thiết hoặc quan hệ giao dịch khác với Công ty.
2. Xác lập, thực hiện, quản lý và lưu trữ hợp đồng, đơn đặt hàng, giao dịch mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
3. Giao hàng, thanh toán, đối soát, xuất hóa đơn/chứng từ, bảo hành, đổi trả, hoàn tiền, chăm sóc khách hàng, giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại và tranh chấp.
4. Quản lý hệ thống bán hàng, hệ thống quản lý mạng lưới hoặc nghĩa vụ liên quan theo quy định pháp luật về bán hàng đa cấp và quy định nội bộ hợp pháp của Công ty.
5. Cải thiện chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; nâng cao trải nghiệm người dùng; bảo đảm an toàn hệ thống; phòng ngừa gian lận, giả mạo, vi phạm quy định của Công ty hoặc vi phạm pháp luật.
6. Thông báo thông tin liên quan đến giao dịch, sản phẩm, chính sách, cảnh báo an toàn, thu hồi sản phẩm, cập nhật pháp lý hoặc nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
8. Cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chủ thể khác trong trường hợp có yêu cầu hợp pháp hoặc theo quy định pháp luật.
Điều 7. Phương thức thu thập thông tin
1. Thông tin được thu thập trực tiếp từ người tiêu dùng thông qua website vina-link.com.vn, vnl.com.vn, hệ thống quản lý mạng lưới, biểu mẫu đăng ký, hợp đồng, đơn đặt hàng, email, điện thoại, tin nhắn hoặc hình thức hợp pháp khác.
2. Tại giao diện đăng ký hoặc biểu mẫu thu thập thông tin, Công ty cung cấp nội dung thông báo/chính sách liên quan và cơ chế để người tiêu dùng đọc, xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý trước khi gửi thông tin vào hệ thống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Trường hợp người tiêu dùng không đồng ý với việc xử lý thông tin bắt buộc để Công ty xác lập hoặc thực hiện giao dịch/đăng ký, Công ty có thể từ chối thực hiện giao dịch/đăng ký tương ứng nếu không có đủ thông tin cần thiết để thực hiện nghĩa vụ với người tiêu dùng.
4. Đối với mục đích không bắt buộc như quảng cáo, tiếp thị hoặc chia sẻ thông tin cho bên thứ ba ngoài phạm vi cần thiết để thực hiện giao dịch, Công ty phải có cơ chế lựa chọn riêng biệt để người tiêu dùng đồng ý hoặc không đồng ý.
Điều 8. Thông báo trước khi thu thập, sử dụng thông tin
1. Trước khi thu thập, sử dụng thông tin, Công ty thông báo rõ loại thông tin cần thu thập, mục đích thu thập, phạm vi sử dụng, thời gian lưu trữ, chủ thể có thể tiếp cận thông tin, cơ chế lựa chọn đồng ý/không đồng ý và quyền của người tiêu dùng.
2. Công ty không phải thực hiện nghĩa vụ thông báo trong trường hợp thông tin đã được người tiêu dùng công khai hoặc trường hợp khác theo quy định pháp luật.
3. Trường hợp Công ty thay đổi mục đích, phạm vi sử dụng thông tin đã thông báo, Công ty phải thông báo lại và được người tiêu dùng đồng ý trước khi sử dụng theo mục đích, phạm vi mới, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Điều 9. Thời gian lưu trữ thông tin
1. Thông tin của người tiêu dùng được lưu trữ trong thời hạn cần thiết để thực hiện mục đích thu thập, thực hiện giao dịch, quản lý tài khoản, chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại, tranh chấp, thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, báo cáo, lưu trữ và nghĩa vụ pháp lý khác của Công ty.
2. Thời gian lưu trữ thông tin tài khoản đăng ký trên hệ thống tối thiểu là 02 năm kể từ thời điểm chấm dứt tài khoản/giao dịch hoặc thời điểm thông tin hết hiệu lực, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu thời hạn dài hơn hoặc cần tiếp tục lưu trữ để giải quyết khiếu nại, tranh chấp, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán hoặc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Công ty/người tiêu dùng.
3. Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc khi mục đích xử lý không còn, Công ty thực hiện xóa, hủy, ẩn danh hoặc áp dụng biện pháp kỹ thuật phù hợp để hạn chế tiếp tục sử dụng thông tin, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ.
Điều 10. Cơ chế để người tiêu dùng lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý
1. Người tiêu dùng được lựa chọn riêng đối với từng nội dung: (i) chia sẻ, tiết lộ, chuyển giao thông tin cho bên thứ ba; (ii) sử dụng thông tin để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và hoạt động có tính chất thương mại khác.
2. Việc lựa chọn của người tiêu dùng có thể được thể hiện bằng cách ký trực tiếp, tích chọn trên website/ứng dụng, xác nhận qua email, tin nhắn, cuộc gọi có ghi âm hợp lệ hoặc phương thức hợp pháp khác có khả năng lưu vết.
3. Công ty không cài đặt sẵn lựa chọn đồng ý đối với quảng cáo/tiếp thị hoặc chia sẻ thông tin cho bên thứ ba, trừ trường hợp pháp luật cho phép.
4. Người tiêu dùng có quyền thay đổi, rút lại sự đồng ý, yêu cầu dừng quảng cáo, dừng chia sẻ/chuyển giao thông tin cho bên thứ ba bất cứ lúc nào thông qua các kênh Công ty công bố.
Điều 11. Chia sẻ, tiết lộ hoặc chuyển giao thông tin cho bên thứ ba
1. Công ty chỉ chia sẻ, tiết lộ hoặc chuyển giao thông tin người tiêu dùng cho bên thứ ba khi có sự đồng ý của người tiêu dùng; cần thiết để bán, cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu của người tiêu dùng; cần thiết để bên thứ ba lưu trữ, phân tích, vận hành hệ thống phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty và hai bên có thỏa thuận bằng văn bản về trách nhiệm bảo vệ thông tin; theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc trường hợp khác theo quy định pháp luật.
2. Khi thuê hoặc ủy quyền bên thứ ba xử lý thông tin người tiêu dùng, Công ty phải thực hiện bằng văn bản, quy định rõ phạm vi xử lý, mục đích xử lý, loại thông tin, trách nhiệm bảo mật, trách nhiệm xử lý sự cố, nghĩa vụ không sử dụng ngoài phạm vi và nghĩa vụ hoàn trả/xóa/hủy thông tin khi kết thúc hợp tác.
3. Bên thứ ba được tiếp cận thông tin phải cam kết bảo mật, chỉ sử dụng đúng mục đích, đúng phạm vi được giao và áp dụng biện pháp bảo vệ tương ứng với tính chất thông tin được xử lý.
4. Công ty không mua bán, trao đổi, cung cấp thông tin người tiêu dùng cho tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không có căn cứ hợp pháp.
Điều 12. Chủ thể có thể được tiếp cận thông tin người tiêu dùng
1. Người tiêu dùng là chủ thể của thông tin và có quyền tiếp cận, kiểm tra thông tin của mình theo quy định.
2. Ban Giám đốc, Bộ phận quản trị dữ liệu, Bộ phận Kỹ thuật hệ thống/Công nghệ thông tin, Bộ phận Chăm sóc khách hàng, Bộ phận Kinh doanh, Kế toán, Pháp chế và các bộ phận liên quan của Công ty chỉ được tiếp cận thông tin trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được phân công.
3. Đơn vị phát triển, vận hành, bảo trì website/hệ thống; đơn vị lưu trữ dữ liệu; đơn vị giao hàng; đơn vị thanh toán; cố vấn pháp lý; bên xử lý khiếu nại, tranh chấp; cơ quan nhà nước có thẩm quyền được tiếp cận thông tin trong phạm vi cần thiết và theo căn cứ hợp pháp.
4. Người bảo trợ, người giới thiệu, Nhà phân phối tuyến trên hoặc chủ thể thuộc hệ thống chỉ định/trực hệ chỉ được hiển thị các thông tin cần thiết phục vụ việc quản lý hệ thống, kết nối và thực hiện quyền/nghĩa vụ hợp pháp.
Điều 13. Phân quyền tiếp cận dữ liệu trên hệ thống
1. Công ty áp dụng nguyên tắc phân quyền theo vị trí công việc và nhu cầu sử dụng hợp pháp; mỗi cá nhân chỉ được cấp quyền truy cập phù hợp with nhiệm vụ được giao.
2. Quyền tiếp cận đầy đủ đối với thông tin cá nhân sâu chỉ được cấp cho cá nhân người tiêu dùng sở hữu tài khoản, Ban Giám đốc, Bộ phận quản trị dữ liệu và cá nhân/bộ phận được phân công theo chỉ định hợp lệ của Công ty.
3. Trên cây sơ đồ/hệ thống tuyến, hệ thống chỉ hiển thị các thông tin cần thiết để phục vụ quản lý tổ chức kinh doanh, như mã số, tuyến bảo trợ/chỉ định, danh hiệu, cấp bậc, trạng thái hoạt động; thông tin nhạy cảm khác phải được ẩn hoặc giới hạn theo quyền truy cập.
4. Tài khoản truy cập hệ thống phải được quản lý riêng biệt, không dùng chung; quyền truy cập phải được rà soát định kỳ hoặc khi nhân sự thay đổi vị trí, nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng hoặc không còn nhiệm vụ liên quan.
Điều 14. Biện pháp bảo đảm an toàn kỹ thuật và quản lý
1. Mã hóa đường truyền bằng chứng chỉ SSL/TLS hoặc biện pháp kỹ thuật tương đương để bảo vệ dữ liệu truyền tải giữa thiết bị của người tiêu dùng và máy chủ/hệ thống của Công ty.
2. Sao lưu dữ liệu định kỳ để bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng phục hồi khi hệ thống gặp sự cố; dữ liệu sao lưu phải được bảo vệ khỏi truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc sử dụng trái phép.
3. Áp dụng biện pháp quản lý tài khoản, mật khẩu, xác thực, phân quyền, ghi nhận nhật ký truy cập, nhật ký chỉnh sửa, nhật ký xuất dữ liệu nếu hệ thống hỗ trợ.
4. Hạn chế tải xuống, in ấn, sao chép, gửi qua email cá nhân, thiết bị cá nhân hoặc kênh không được Công ty phê duyệt đối với dữ liệu người tiêu dùng.
5. Đào tạo, hướng dẫn, yêu cầu nhân sự có quyền truy cập thông tin cam kết bảo mật; xử lý vi phạm theo nội quy, quy chế Công ty và quy định pháp luật.
6. Định kỳ rà soát, cập nhật biện pháp bảo mật phù hợp với mức độ rủi ro, tính chất thông tin và yêu cầu pháp luật.
Điều 15. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Thu thập, lưu trữ, sử dụng, chỉnh sửa, cập nhật, hủy bỏ thông tin người tiêu dùng trái quy định pháp luật, trái Quy tắc và Chính sách này hoặc ngoài phạm vi đã được phê duyệt.
2. Truy cập, sao chép, tải xuống, in ấn, tiết lộ, chuyển giao thông tin người tiêu dùng khi không có thẩm quyền hoặc không có nhu cầu công việc hợp lệ.
3. Sử dụng thông tin người tiêu dùng cho mục đích cá nhân, quảng cáo, tiếp thị, bán hàng hoặc hoạt động thương mại khác khi người tiêu dùng chưa đồng ý hoặc đã rút lại sự đồng ý.
4. Mua bán, trao đổi, cung cấp thông tin người tiêu dùng cho bên thứ ba không có căn cứ hợp pháp.
5. Cản trở người tiêu dùng thực hiện quyền kiểm tra, chỉnh sửa, cập nhật, hủy bỏ, chuyển giao hoặc ngừng chuyển giao thông tin theo quy định.
6. Làm mất, làm lộ, làm hư hỏng, chỉnh sửa, xóa, hủy dữ liệu người tiêu dùng trái phép hoặc không báo cáo sự cố theo quy định.
Điều 16. Xử lý sự cố mất an toàn, an ninh thông tin
1. Khi phát hiện hoặc nghi ngờ có hành vi truy cập trái phép, rò rỉ, mất mát, sử dụng sai mục đích, chỉnh sửa hoặc hủy bỏ trái phép thông tin người tiêu dùng, cá nhân/bộ phận phát hiện phải báo cáo ngay cho Bộ phận Kỹ thuật hệ thống/Công nghệ thông tin, Bộ phận Pháp chế và cấp quản lý có thẩm quyền.
2. Công ty khẩn trương kiểm tra, cô lập rủi ro, khóa tài khoản hoặc chức năng bị ảnh hưởng, thu hồi dữ liệu gửi nhầm nếu có thể, yêu cầu bên thứ ba tạm dừng xử lý nếu sự cố liên quan đến bên thứ ba và áp dụng biện pháp ngăn chặn, khắc phục hậu quả.
3. Công ty đánh giá phạm vi, loại thông tin bị ảnh hưởng, số lượng người tiêu dùng bị ảnh hưởng, nguyên nhân, thời điểm phát hiện, nguy cơ thiệt hại và biện pháp khắc phục.
4. Trường hợp hệ thống thông tin bị tấn công làm phát sinh nguy cơ mất an toàn, an ninh thông tin của người tiêu dùng, Công ty hoặc bên lưu trữ thông tin liên quan thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện và thực hiện các biện pháp cần thiết theo quy định pháp luật.
5. Tùy tính chất, mức độ sự cố và yêu cầu pháp luật, Công ty thông báo cho người tiêu dùng bị ảnh hưởng về loại thông tin có thể bị ảnh hưởng, biện pháp đã và đang thực hiện, khuyến nghị tự bảo vệ và kênh liên hệ hỗ trợ.
6. Hồ sơ sự cố phải được lưu trữ, đánh giá nguyên nhân và có biện pháp phòng ngừa tái diễn.
Điều 17. Quyền của người tiêu dùng đối với thông tin của mình
1. Được biết về việc Công ty thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ, tiết lộ, chuyển giao và bảo vệ thông tin của mình.
2. Được lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý đối với các mục đích xử lý không bắt buộc, đặc biệt là quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và chia sẻ/chuyển giao thông tin cho bên thứ ba.
3. Được kiểm tra, yêu cầu chỉnh sửa, cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc không còn phù hợp.
4. Được yêu cầu hủy bỏ, xóa, ẩn, chuyển giao hoặc ngừng chuyển giao thông tin cho bên thứ ba khi đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
5. Được rút lại sự đồng ý đã cung cấp, trừ trường hợp việc tiếp tục xử lý thông tin là cần thiết để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Công ty/người tiêu dùng hoặc trường hợp pháp luật cho phép.
6. Được phản ánh, yêu cầu, khiếu nại khi cho rằng thông tin của mình bị thu thập trái phép, sử dụng sai mục đích, sai phạm vi đã thông báo hoặc bị mất an toàn, an ninh thông tin.
Điều 18. Phương tiện và công cụ để người tiêu dùng cập nhật, chỉnh sửa, xóa bỏ thông tin
1. Người tiêu dùng có thể tự kiểm tra thông tin thông qua tài khoản đã đăng ký của mình.
2. Người tiêu dùng có thể gửi yêu cầu kiểm tra, chỉnh sửa, cập nhật, hủy bỏ, chuyển giao, ngừng chuyển giao thông tin hoặc rút lại sự đồng ý qua email cskhmb@vnl.com.vn; điện thoại (024) 378 76502; trực tiếp tại trụ sở, chi nhánh, địa điểm kinh doanh của Công ty; hoặc bằng văn bản gửi về địa chỉ Công ty.
3. Công ty có thể yêu cầu người tiêu dùng cung cấp thông tin cần thiết để xác minh chủ thể yêu cầu hoặc người đại diện hợp pháp, nhưng không yêu cầu vượt quá mức cần thiết cho mục đích xác minh.
4. Việc thực hiện yêu cầu của người tiêu dùng được xử lý theo quy trình nội bộ và quy định pháp luật; trường hợp không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu, Công ty thông báo lý do cho người tiêu dùng.
Điều 19. Tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại liên quan đến thông tin
1. Công ty tiếp nhận phản ánh, yêu cầu, khiếu nại liên quan đến thông tin người tiêu dùng qua các kênh: email cskhmb@vnl.com.vn; điện thoại (024) 378 76502; trực tiếp tại trụ sở, chi nhánh, địa điểm kinh doanh; hoặc bằng văn bản gửi về Công ty.
2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phản ánh, yêu cầu, khiếu nại, Công ty thông báo việc tiếp nhận và hướng dẫn bổ sung thông tin nếu cần.
3. Công ty kiểm tra, xác minh, phân loại nội dung, phối hợp các bộ phận/bên thứ ba liên quan để xử lý và thông báo kết quả cho người tiêu dùng theo thời hạn phù hợp với tính chất vụ việc.
4. Trường hợp phản ánh, yêu cầu, khiếu nại có căn cứ, Công ty thực hiện biện pháp phù hợp như chỉnh sửa, cập nhật, hủy bỏ, ngừng chuyển giao, yêu cầu bên thứ ba ngừng xử lý, khắc phục sự cố, xin lỗi, bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ phát sinh trách nhiệm hoặc biện pháp khác theo quy định.
Điều 20. Trách nhiệm của Công ty và các bộ phận liên quan
1. Bộ phận Chăm sóc khách hàng là đầu mối tiếp nhận, ghi nhận, phản hồi yêu cầu, phản ánh, khiếu nại của người tiêu dùng liên quan đến thông tin.
2. Bộ phận Kỹ thuật hệ thống/Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản trị hệ thống, phân quyền truy cập, bảo mật, sao lưu, giám sát truy cập, xử lý sự cố kỹ thuật và phối hợp trích xuất dữ liệu phục vụ xử lý yêu cầu hợp lệ.
3. Bộ phận Pháp chế, Tuân thủ và bộ phận khác có liên quan rà soát việc tuân thủ, biểu mẫu, điều khoản đồng ý, hợp đồng/thỏa thuận với bên thứ ba; tư vấn xử lý yêu cầu, khiếu nại, tranh chấp network và đề xuất sửa đổi Quy tắc và Chính sách khi cần thiết.
4. Bộ phận Kinh doanh, Kế toán, Logistic và các bộ phận liên quan chỉ được sử dụng thông tin trong phạm vi nhiệm vụ, đúng mục đích, đúng phân quyền và có trách nhiệm phối hợp xử lý yêu cầu của người tiêu dùng.
5. Bên thứ ba được Công ty thuê hoặc ủy quyền xử lý thông tin người tiêu dùng phải tuân thủ hợp đồng/thỏa thuận với Công ty, Quy tắc và Chính sách này và quy định pháp luật liên quan.
6. Ban Giám đốc chỉ đạo xử lý các vụ việc phức tạp, sự cố nghiêm trọng, rủi ro pháp lý/truyền thông hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Điều 21. Công khai Quy tắc và Chính sách
1. Công ty công khai Quy tắc và Chính sách này bằng một hoặc nhiều hình thức: niêm yết tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; đăng tải trên website, ứng dụng/phần mềm nếu có; tích hợp hoặc dẫn chiếu tại biểu mẫu đăng ký, điều kiện giao dịch, hợp đồng, tài liệu bán hàng; cung cấp cho người tiêu dùng khi có yêu cầu.
2. Nội dung công khai phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ tiếp cận trước hoặc tại thời điểm thu thập thông tin của người tiêu dùng.
Điều 22. Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin
1. Công ty Cổ phần Tập đoàn Liên kết Việt Nam.
2. Địa chỉ: Lô C16/D21 Khu đô thị mới Cầu Giấy, phố Dịch Vọng Hậu, phường Cầu Giấy, Hà Nội.
3. Điện thoại: (024) 378 76502.
4. Email: cskhmb@vnl.com.vn.
Điều 23. Hiệu lực thi hành
1. Quy tắc và Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2024.
2. Trường hợp pháp luật có quy định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng hoặc bảo vệ dữ liệu cá nhân cao hơn Quy tắc và Chính sách này thì áp dụng theo quy định pháp luật.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu pháp luật có thay đổi hoặc phát sinh yêu cầu quản trị mới, Bộ phận Pháp chế chủ trì, phối hợp với Bộ phận Kỹ thuật hệ thống/Công nghệ thông tin, Chăm sóc khách hàng và các bộ phận liên quan rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung Quy tắc và Chính sách cho phù hợp và sẽ thông báo đến người tiêu dùng trước khi áp dụng.
Trường hợp người tiêu dùng không đồng ý với nội dung sửa đổi, bổ sung, người tiêu dùng có quyền chấm dứt giao dịch hoặc hợp đồng trước thời điểm chính sách mới có hiệu lực áp dụng.
